Wielu pracodawców i pracowników zastanawia się, ile dokładnie przysługuje dni urlopu wypoczynkowego i co wpływa na jego wymiar. Kluczową rolę odgrywa tutaj staż pracy, który nie zawsze jest jednoznaczny – szczególnie gdy w grę wchodzą wcześniejsze zatrudnienia, przerwy w pracy, okresy nauki czy prowadzenie działalności gospodarczej.
W artykule wyjaśniamy:
co wlicza się do stażu pracy,
jak obliczyć wymiar urlopu w 2025 roku,
jakie zmiany w przepisach planowane są od 2026 roku,
oraz jak nasze biuro rachunkowe może pomóc w prawidłowym ustaleniu tych danych.
Czym jest staż pracy?
Chociaż Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r.) nie zawiera jednej, precyzyjnej definicji pojęcia „staż pracy”, przyjęło się, że oznacza ono łączny czas wszystkich okresów zatrudnienia, niezależnie od ich formy i ciągłości.
Warto podkreślić, że staż pracy wpływa nie tylko na wymiar urlopu wypoczynkowego, ale również na inne prawa pracownicze, takie jak:
okres wypowiedzenia,
prawo do odprawy,
dodatek stażowy,
prawo do nagród jubileuszowych,
czy możliwość ubiegania się o wcześniejszą emeryturę.
Wymiar urlopu wypoczynkowego w 2025 roku
Zgodnie z art. 154 §1 Kodeksu pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego w Polsce wynosi:
20 dni – dla pracowników, których staż pracy jest krótszy niż 10 lat,
26 dni – dla pracowników, których staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.
Warto pamiętać, że wymiar ten dotyczy osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Dla pracowników zatrudnionych na część etatu urlop naliczany jest proporcjonalnie.
Co wlicza się do stażu pracy? – nie tylko zatrudnienie
Wiele osób mylnie sądzi, że staż pracy to wyłącznie czas przepracowany na podstawie umowy o pracę. Tymczasem do ogólnego stażu zalicza się również inne okresy, w tym:
1. Poprzednie zatrudnienia
Każdy okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, niezależnie od przerw, rodzaju pracodawcy czy sposobu zakończenia stosunku pracy – wlicza się do stażu.
Przykład:
Pracownik był zatrudniony w firmie A przez 4 lata, potem przez 3 lata w firmie B, a od 2 lat pracuje w firmie C. Łączny staż pracy wynosi już 9 lat – jeśli ukończył szkołę wyższą, zyskuje dodatkowe 8 lat stażu i tym samym przekracza próg 10 lat.
2. Okresy nauki
Do stażu pracy wliczane są również okresy kształcenia – pod warunkiem przedstawienia odpowiednich dokumentów, takich jak świadectwa czy dyplomy. Wliczany jest tylko jeden okres nauki – najkorzystniejszy dla pracownika.
Zasady przeliczenia:
zasadnicza szkoła zawodowa – do 3 lat,
średnia szkoła zawodowa – do 5 lat,
średnia szkoła ogólnokształcąca – 4 lata,
szkoła policealna – 6 lat,
szkoła wyższa – 8 lat.
To rozwiązanie jest korzystne szczególnie dla młodych pracowników rozpoczynających karierę. Dzięki wliczeniu edukacji, mogą szybciej nabyć prawo do 26 dni urlopu.
Nowe przepisy od 1 stycznia 2026 r.? Co zakłada projekt nowelizacji
Od lipca 2024 r. trwają intensywne prace legislacyjne nad nowelizacją Kodeksu pracy. Zmiany mają ujednolicić zasady liczenia stażu pracy dla wszystkich uprawnień wynikających ze stosunku pracy – nie tylko urlopowych.
Nowości, które mają zostać wprowadzone:
Zgodnie z projektem, do stażu pracy mają być dodatkowo zaliczane:
okresy prowadzenia działalności gospodarczej przez osobę fizyczną (jeśli były opłacane składki ZUS),
okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą (np. współmałżonkowie),
czas pracy na podstawie umów zlecenia i agencyjnych,
członkostwo w spółdzielniach rolniczych i kółkach rolniczych,
umowy uaktywniające (np. dla niań sprawujących opiekę nad dziećmi).
Te zmiany mają szczególne znaczenie dla osób, które przez lata pracowały w formach niestandardowych (umowy cywilnoprawne) lub prowadziły jednoosobową działalność gospodarczą.
Obowiązki pracodawcy i pracownika
Po wejściu w życie nowych przepisów, to pracodawca będzie odpowiedzialny za zaliczenie odpowiednich okresów do stażu pracy. Warunkiem będzie jednak dostarczenie przez pracownika dokumentów potwierdzających te okresy – np. zaświadczenia z ZUS, świadectwa pracy, dyplomy uczelni.
Warto już teraz zacząć gromadzić te dokumenty, by nie mieć problemu z udowodnieniem prawa do dłuższego urlopu w przyszłości.
Praktyczne wskazówki dla firm
Jako właściciel firmy lub osoba odpowiedzialna za kadry, warto:
regularnie aktualizować dane pracowników dotyczące stażu pracy,
informować nowo zatrudnione osoby o konieczności dostarczenia dokumentów dotyczących poprzedniego zatrudnienia i edukacji,
monitorować zmiany w przepisach prawa pracy – zwłaszcza planowane od 2026 roku.
Prawidłowe naliczenie wymiaru urlopu wypoczynkowego to nie tylko obowiązek pracodawcy – to także element budowania dobrych relacji z pracownikiem i zapobiegania potencjalnym sporom prawnym.
Potrzebujesz wsparcia w rozliczeniach kadrowych?
Nasze biuro rachunkowe świadczy kompleksowe usługi księgowe i kadrowo-płacowe dla firm. Pomagamy w:
prawidłowym naliczaniu urlopów i wynagrodzeń,
interpretacji przepisów prawa pracy,
prowadzeniu akt osobowych,
rozliczaniu umów cywilnoprawnych,
kontakcie z ZUS i PIP.
Działamy głównie na terenie Olsztyna i okolic, ale obsługujemy także klientów zdalnie z całej Polski. Jeżeli szukasz biura rachunkowego, które rozumie realia małych i średnich firm – zapraszamy do kontaktu.
👉 Skontaktuj się z nami, by uzyskać bezpłatną konsultację.